אתם חושבים שיש לכם מוצר או שירות מנצח והחלטתם להופיע בתערוכה, מה עושים ? איך מתכוננים ? ואיך לא מפספסים אף ליד שהשגתם ?
ההחלטה לצאת להופיע בתערוכה מקצועית טומנת בחובה יתרונות גדולים אולם גם אתגרים לא פשוטים, השקעה כספית גדולה ומשאבי זמן יקרים. הכנה נכונה תשפר באופן מדהים את התוצאות, אחוזי ההמרה ויצירת בסיס הלקוחות הפונציאליים לעבודת שיווק ומכירות לשנים רבות.
מתוך ניסיון של 20 שנים בתכנון והוצאה לפועל של הופעות בכנסים ותערוכות, להלן מדריך קצר לאיתור, הכנה והופעה נכונה בתערוכה מקצועית.
איתור הצורך
פיתחתם מוצר מעולה וחדשני, אתם מייבאים מוצרים חדשים, זהיתם קהל יעד שמתאים למוצרים או השירותים שאתם מספקים, תעצרו רגע… יציאה לתערוכה כרוכה בעלות גבוה, שימוש במשאבים פנימיים וחיצוניים, ודורשת הכנה קפדנית להשגת המטרות ועמידה בתקציב.
מטרות היציאה לתערוכה
לאחר שעלה הצורך קחו אוויר, כנסו את הצוות וקיימו דיון פנימי על המטרות והיעדים אותם תרצו להשיג בפרוייקט. הגדירו מטרת על ומטרות משנה וכך תוכלו להתרכז ולפעול להשגת המטרות שהצבתם.
מטרות היציאה לתערוכה יכולות להיות : חשיפה כללית של החברה, איתור לקוחות פוטניאליים, חשיפת מוצר חדש, מכירת מוצרים, פיתוח קשרים, מתן הרצאה בפאנלים, איסוף לידים, הובלת דיונים, איסוף לידים וכו’.
בסיום הגדרת המטרות תוכלו להגדיר יעדים כמותיים אותם תוכלו למדוד ולהסיק מסקנות לגבי מידת ההצלחה ולבצע תוכניות שיפור לתערוכות הבאות.
איתור תערוכה מתאימה
בשלב הבא ולאחר שהגדרנו את מטרות התערוכה אפשר להתחיל לבצע סקר תערוכות בתחום בו אתם פועלים או תחומים קרובים שאולי יפתחו אתכם לקהלים חדשים, אולם חשובה ביותר עבודת איסוף הנתונים ולימוד סוגי התערוכות, מועדים, קהלים שצפויים להגיע, מתחרים שיופיעו, נתונים סטטיסטיים על אופי וכמות המבקרים בשנים קודמות. קיימים באינטרנט אתרים רבים המספקים מידע רב על תערוכות בעולם ובישראל. חשוב תמיד לבקר באתר התערוכה עצמה (לא להסתפק בידע המסופק במנועי החיפוש) ולהתרשם לעומק באם התערוכה מתאימה לכם.
טיפ מהיר – כדאי תמיד לנסות לאתר חברה שהשתתפה בעבר בתערוכה ומה מידת שביעות הרצון שלהם מהארגון והתוצאות שהושגו.
תוכנית היערכות
לא יוצאים לתערוכה ללא הכנה מוקדמת של תוכנית תערוכה, שתוכן לאחר סיעור מוחות בו נציג את המטרות והיעדים בפני פורום שנבחר שכדאי שיכלול מגוון נציגים מהתחומים אותם אנו עומדים להציג ואף לשקול לצרף יועץ שיווקי עם ניסיון בתחום.
בסיעור המוחות נעלה רעיונות נשמע דעות ובסופו שלב התהליך נבין מהם כל הנושאים הדורשים הכנה והיערכות מוקדמת.
התוכנית צריכה לכלול מס’ פרמטרים כגון : שטח תצוגה נדרש, אמצעי תצוגה, הכנת סרטונים, חוברות וברושורים, כרטיסי ביקור, גימיקים למשיכת קהל לביתן, מתנות קד”מ, ביגוד ממותג, שיטה לאיסוף כרטיסי ביקור, משאבים פנימיים וחיצוניים דרושים לאיוש הביתן כל מהלך ימי התערוכה, והחשוב מכל שיטה לאיסוף לידים ורישום מתעניינים שהרי לשם כך הגענו.
בסיום הכנת התוכנית נקבל הצעות מחיר ונתקצב את התערוכה ועבוד לפי התקציב מאחר ועבודה ללא תקציב עלולה להיות נפילה חופשית לבור ללא תחתית מבחינת עלויות.
התקשרות עם מארגני התערוכה
לאחר שבנינו תוכנית והגדרנו תקציב נוכל להתקשר עם חברת ההפקה של התערוכה וזאת לאחר שלמדנו לעומק את פרטי ההצעה ביחס לצרכים שלנו תוך היצמדות לתוכנית שבנינו וזאת מאחר שקל מאוד להתפתות לסוכני המכירות שיציעו לנו שטחים גדולים ומיקומים שלא בהכרח יתאימו לנו ויכניסו אותנו להוצאות גדולות שיבואו על חשבון התקציב לשאר מרכיבי העלויות שהגדרנו בתוכנית.
טיפ מהיר – קיראו היטב את הצעות המחיר שקיבלתם וההזמנות עליהם אתם חותמים פעמים רבות מחוסר ידע או הבנה נגלה שהזמנו מוצרים או שירותים מיותרים לנו או שניתן היה להשיגם בעלות הרבה יותר זולה ומותאמים אישית לדרישותנו.
הכנות
מאחר והכנות ליציאה לתערוכה דורשות פעולות רבות שאינן בשגרת היום יום, חשוב לחלק את המטלות בין מס’ גורמים ולמנות מנהל פרוייקט שתפקידו לרכז את כל המטלות ולדווח להנהלה על ההתקדמות ועל בעיות שצצות ולא נפתרו. יש לקיים ישיבת עדכון אחת לשבוע עם כל המעורבים בהכנות.
בשבוע האחרון לפני מועד התערוכה הגבירו את תדירות הישיבות מעקב אל תשאירו דבר לרגע האחרון זה תמיד יעלה לכם יותר והתוצאות לא יהיו טובות.
טיפ מהיר – בקשו תמיד לפחות שתי הצעות מחיר והשוו בניהן תמיד תגלו הפתעות לטובה.
יום התערוכה
זהו הגענו ליום הגדול, אנחנו באנדרלנין גבוה בואו נדביק בו את כל הצוות שיעמוד איתנו בביתן התערוכה, יש להתכנס לפחות שעה לפני פתיחת התערוכה לתדרוך, תימרוץ, בדיקת ציוד והופעה נאותה. ימי התערוכה הם ארוכים בדרך כלל ודורשים עמידה ודיבור של שעות רבות ולכן חשוב לעשות תוכנית התרעננות לכל איש בצוות על מנת שיראו טוב ויהיו רעננים ומסבירי פנים. חשוב לדאוג שהביתן יהיה מאוייש בכל שעות היום ולזכור ! כל מבקר חשוב ויכול להיות הלקוח הבא הגדול שלכם.
טיפ מהיר – הכינו קופסה סגורה עם חריץ (כמו קופת חיסכון) והכניסו לתוכה כרטיסי ביקור של מבקרים.
לידים, לידים, לידים… הכינו מחברת כרוכה עם טבלה לרישום לידים ידני על אף פלאי הטכנולוגיה לעיתים קצב המבקרים הוא גבוה ולא מאפשר רישום מהיר ממוחשב שלוקח יותר זמן מרישום ידני.
ביום (או בשבוע) שאחרי התערוכה חיזרו ללידים שקיבלתם אל תחכו ! מניסיון רב שנים לידים שלא טופלו מיידית ימסו כקרח ותאבדו את היתרון של הזיכרון והרושם הטוב שהשארתם למבקרים בביתן שלכם. לאחר שבועיים קיימו ישיבת מסקנות והפקת לקחים, הציגו את המטרות והיעדים ומולם את התוצאות וכך תוכלו להפיק את המירב מההשקעה הגדולה והמאמץ שהשקעתם.
מעוניינים לשמוע עוד צרו קשר לפגישת ייעוץ ללא עלות
אורי יצחקי יועץ עסקי שיווקי 050-4334049 | ori@ioc.co.il
